بيئة مربكة للغاية
إذا كنت مقتنعًا بفائدة “عمل المشروع” ، وفكرت في تنفيذ طريقة لإدارة المشاريع في مؤسستك ، فمن المحتمل جدًا أن تجد نفسك مع بعض الشكوك حول كيفية مواجهة هذا التحدي.
بالتأكيد ، لقد سمعت عن منهجيات أو أطر عمل مختلفة لإدارة المشروع. مدى فعالية أساليب العمل ، مقارنةً بالطرق التقليدية أو التنبؤية ، أو مدى ملاءمة النظام الهجين ، لتطبيق الممارسات الأكثر ملاءمة لكل مشروع ،
هذا التنوع في الأساليب إيجابي للغاية ، والميزة الرئيسية التي يوفرها هي أنه يسمح لك باختيار الممارسات التي تناسب مشاريعك على أفضل وجه ، سواء كان ذلك في تطوير البرامج أو بناء الجسر. لكن له جانبًا سلبيًا أيضًا ، وهو يولد الارتباك.
نظرًا لتنوع وتعقيد منهجيات إدارة المشاريع المختلفة ، يمكن لأي شخص أن يسأل: هل من الضروري حقًا تطبيق العديد من العمليات لإدارة مشاريع ؟ ما هي الطريقة الأنسب لتنظيم مشاريعي
من ناحية أخرى ، ليست كل المشاريع كبيرة. في الواقع ، تدير العديد من الشركات مشاريع صغيرة. هناك إجماع عام على كيفية إدارة المشاريع الكبيرة والمعقدة. ومع ذلك ، ماذا عن المشاريع الصغيرة؟
في هذا المنشور ، سأناقش كيفية إدارة المشاريع الصغيرة ، وحول بعض الممارسات التي اقترحها المختصون ، والتي توفر أدوات ممتازة لإبقاء هذه الأنواع من المشاريع تحت السيطرة.
مبدأ أساسي
يمكن تطبيق مبادئ إدارة المشروع على جميع أنواع المشاريع والمنظمات ، بغض النظر عن حجمها أو قطاع نشاطها.
المفتاح في التكيف. في إدارة المشاريع ، القهوة للجميع لا تستحق العناء.
يجب أن تكون المنظمات حريصة جدًا على عدم بذل جهد غير متناسب عند إدارة المشاريع الصغيرة. يجب أن يطبقوا فقط ما يولد القيمة ، لا أكثر ولا أقل.
مشاريع صغيرة
تقليديا ، كان ينظر إلى المشاريع على أنها جهود كبيرة يجب بذلها لإنتاج منتج أو خدمة فريدة . ارتبطت كلمة “كبير” ، تلقائيًا ، بكلمة “مشروع”. ومع ذلك ، فإن متخصصون في تعريفه للمشروع لا يشير إلى حجمه ، وإنما يذكر فقط أنه “جهد مؤقت”.
لذلك ، لا يوجد تصنيف رسمي يحدد المشاريع بناءً على حجمها. يمكننا وضع معاييرنا الخاصة بناءً على مدتها أو ميزانيتها أو فريق العمل المعني بها أو عدد الإنجازات أو الربحية التي نفترض أنها ستجلبها إلى المنظمة.
ما هو ضروري لتكون قادرًا على إدارة أي مشروع ، مهما كان صغيراً ، هو أن يكون له دورة حياة كاملة.
يشير الأخير إلى المراحل المختلفة التي يمر بها ، من بدايته إلى نهايته.
عادة ، تنتهي كل مرحلة مع تسليم يمكّن أو يعطل استمرار المرحلة التالية.
ما الذي يميز المشاريع الصغيرة؟
على الرغم من عدم وجود تعريف رسمي لمشروع صغير ، يمكننا وضع بعض الإرشادات العامة لتحديدها.
- هي مشاريع قصيرة المدى ، يمكن أن تتراوح من 120 ساعة إلى سبعة أشهر.
- قد يكون لدى فريق المشروع ما بين 4 إلى 10 أشخاص ، ومن المحتمل أن يتم تعيينهم بدوام جزئي.
- عادة ما يكون نطاقه محددًا جيدًا ، ولا يخضع لتغييرات مفرطة ، إلا في حالة المشاريع الرشيقة.
- النواتج التي ستنتجها واضحة ومرئية ، وكذلك النطاق.
- ليس لديهم عادة مشاكل في التمويل ، فهم يواجهون عندما تتوفر الأموال
- تميل إلى أن يكون لها القليل من الفوائد التعاقدية ، لذا فإن إدارة المشتريات ليست معقدة. في الواقع ، يتم تنفيذ هذه المشاريع عادةً بموارد داخلية من الشركة نفسها.
- احتياجات الاتصال أقل مما هي عليه في المشاريع الكبيرة ، وكذلك عدد أصحاب المصلحة المشاركين.
أخطاء يجب تجنبها عند إدارة المشاريع الصغيرة
مشروع صغير = مشروع سهل . الخطأ الأول والأكثر شيوعًا هو اعتبار المشروع الصغير مشروعًا سهلًا ، وعدم إعطائه الاهتمام الكافي من الإدارة ، ولا الموارد اللازمة.
حول التخطيط . لماذا التخطيط عندما يمكننا تنفيذ المشروع؟
هذا خطأ شائع آخر في المشاريع الصغيرة ، تخطي عملية التخطيط وإنجاز المهمة. كثير من الناس لديهم اعتقاد راسخ بأن التخطيط هو مضيعة للوقت. بصفتك مدير مشروع ، تأكد دائمًا من تحديد النطاق والموارد والجدول الزمني والميزانية جيدًا أثناء مرحلة التخطيط.
الفشل في التخطيط يقود إلى التخطيط للفشل
الخطأ الآخر المتعلق بالتخطيط يسير في الاتجاه المعاكس. يتمثل “الشلل التحليلي” في أنه لا ينبغي التخطيط لجميع المشاريع بشكل جماعي. كل مشروع فريد من نوعه ، ويجب عليك تكييف العمليات وأدوات الإدارة مع احتياجاتك الخاصة.
الغياب والإهمال في الاتصالات . هذا هو أحد الأسباب الأكثر شيوعًا لفشل المشروع. تتمثل إحدى التزامات مدير المشروع في إبقاء أصحاب المصلحة على اطلاع ، والطريقة الأكثر شيوعًا للقيام بذلك هي من خلال تقارير مراقبة المشروع.
بعض الأمثلة على المشاريع الصغيرة
- إنشاء خطة استراتيجية جديدة.
- ضع منتجًا جديدًا في السوق.
- دمج قسمين في شركة واحدة
- تطوير موقع جديد
- تطبيق نظام تقييم جديد للموظفين
- تطبيق نظام لتحسين العمليات في المنظمة
- الحصول على شهادة ISO في المنظمة
- إنشاء وتطوير برنامج تدريبي
